Nebenkostenabrechnungen
Die Betriebskosten im Wohnraummietrecht wer- den häufig als "die zweite Miete" bezeichnet.
Bereits diese Formulierung belegt, wie kosten- intensiv die Nebenkosten zu Buche schlagen.
Sowohl für Vermieter als auch für Mieter ist es daher um so wichtiger zu wissen, welche Anfor- derungen an eine wirksame Betriebskostenab- rechnung zu stellen sind.
Hier finden Sie einen ersten Überblick.
Frequently Asked Questions: Betriebskostenabrechnungen
1.) Ist in jedem Mietverhältnis über die Nebenkosten abzurechenen?
Nein. Damit der Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter abwälzen kann, ist im Mietvertrag eine entsprechende Umlagevereinbarung erforderlich. Fehlt eine solche, hat der Mieter nur die im Mietvertrag ausgewiesene Miete zu entrichten, nicht aber auch die Nebenkosten zusätzlich.
Gemäß § 556 II BGB kann eine solche Umlagevereinbarung entweder eine Nebenkostenpauschale regeln oder vorsehen, dass auf die Betriebskosten monatliche Vorauszahlungen zu leisten sind. Wie das Wort Pauschale bereits ausdrückt, werden im erstgenannten Fall sämtliche Kosten durch die monatlichen Zahlungen vollständig abgegolten, ohne dass hierüber noch jährliche Abrechnungen zu erfolgen hätten.
Nur wenn die mietvertragliche Umlagevereinbarung monatliche Vorauszahlungen vorsieht, ist der Vermieter zur Erstellung einer jährlichen Betriebskostenabrechnung berechtigt bzw. verpflichtet.
Prüfen Sie als erstes, ob Ihr Mietvertrag eine Umlagevereinbarung bzgl. der Nebenkosten enthält und ob dadurch eine Pauschale oder Vorauszahlungen geregelt werden.
2.) Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?
Durch die Umlagevereinbarung im Mietvertrag können nicht sämtliche Kosten auf den Mieter umgelegt werden, die im Zusammenhang mit der Wohnung anfallen. Vielmehr kann der Vermieter dem Mieter nur solche Nebenkosten auferlegen, die in § 2 BetrKV geregelt sind. Dabei handelt es sich um folgende Kostenpositionen: öffentliche Lasten wie die Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizkosten, Kosten der Warmwasserversorgung, Kosten des Betriebs eines Personen- und/oder Lastenaufzugs, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Kosten der Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, Hausmeisterkosten, Kosten des Betriebs einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder des Breitbandnetzes, Kosten des Betriebs von Einrichtungen für die Wäschepflege und sonstige Betriebskosten.
Weitere Kosten kann der Vermieter nicht wirksam auf den Mieter umlegen. Häufig enthalten fehlerhafte Betriebskostenabrechungen jedoch auch weitergehende Positionen wie beispielsweise die Kosten einer Hausverwaltung oder Kosten für Instandhaltungen. Kosten für durchgeführte Reparaturen haben in einer solchen Abrechnung ebenfalls nichts zu suchen. Diese kann der Vermieter dem Mieter allenfalls in geringfügigem Umfang in Rechnung stellen, wenn der Mietvertrag eine wirksame Kleinreparaturklausel enthält. Auch die Kosten durch leerstehende Wohnungen können nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden sondern müssen vorher in Abzug gebracht werden.
3.) Welche Abrechnungsfrist muss der Vermieter einhalten?
§ 556 III 2 BGB regelt, dass dem Mieter die Betriebskkostenabrechung spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Ende des Abrechungszeitraums, welcher maximal ein Jahr betragen darf, zugehen muss.
Der Abrechungszeitraum entspricht häufig dem Kalenderjahr oder der Heizperiode. Die Abrechungsfrist bestimmt also, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungs- zeitraums erteilt werden muss. Wenn die Abrechungsperiode dem Kalenderjahr entspricht, müsste eine Betriebskostenabrechung für 2015 dem Mieter also bis spätestens zum 31.12.2016 zugehen. Für den Abrechungszeitraum 2014 endete die Abrechungsfrist hingegen am 31.12.2015. Nebenkostenabrechungen die dem Mieter erst im Jahre 2016 zugehen, sind damit also verfristet.
Ein Versäumen der Abrechnungsfrist bewirkt gem. § 556 III 3 BGB grundsätzlich, dass der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter beanspruchen kann. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Umgekehrt steht dem Mieter allerdings innerhalb einer dreijährigen Verjährungsfrist ein Anspruch auf Erteilung der Betriebskostenabrechnung zu. Diesen Anspruch sollte ein Mieter auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist geltend machen, wenn er eine Rückzahlung von Nebenkosten für möglich hält.
Wenn Sie als Mieter eine verspätete Betriebskostenabrechnung erhalten, können und sollten Sie jede Nachzahlung verweigern, soweit Ihnen der Vermieter nicht nachweisen kann, dass die
Verspätung unverschuldet ist.
4.) Welche Mindestangaben müssen in der Abrechnung enthalten sein?
Eine Betriebskostenabrechnung muss vor dem Hintergrund der höchstrichterlichen Rspr. des BGH so verständlich abgefasst sein, dass sie auch für einen durchschnittlichen Mieter als juristischen Laien nachvollziehbar und prüffähig ist.
Als Mindestinhalt muss eine Nebenkostenabrechnung folgende Angaben enthalten: Namen und Adressen der Vertragsparteien, Bezeichnung des Mietobjekts, Angabe des Abrechnungszeitraums, Angabe und Aufgliederung der einzelnen Kostenarten. Bezüglich jeder Kostenart hat die Nebenkostenabrechnung die auf das Objekt anfallenden Gesamtkosten auszuweisen und sodann unter Angabe und ggf. Erläuterung des im Mietvertrag geregelten Verteilerschlüssels den auf das konkrete Mietverhältnis entfallenden Nebenkosten- anteil des Mieters zu berechnen. Letztlich müssen sämtliche vom Mieter im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen und der Abrechnungssaldo angegeben werden.
Fehlen solche Mindestangaben in einer Betriebskostenabrechnung und ist diese deshalb für den Mieter nicht hinreichend nachvollziehbar, ist die Nebenkostenabrechnung bereits formell unwirksam. Diese formelle Unwirksamkeit bewirkt, dass eine wirksame Korrektur durch den Vermieter nur innerhalb der einjährigen Abrechnungsfrist vorgenommen werden kann. Erfolgt eine Korrektur erst später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen.
Ist eine Betriebskostenabrechung hingegen formell wirksam und enthält lediglich Fehler innerhalb des Rechenwerkes, ist sie materiell fehlerhaft. Solche Fehler können auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch korrigiert werden.
Ist eine Betriebskostenabrechnung bereits formell unwirksam, kommt es auf die inhaltliche Richtigkeit zunächst erst gar nicht mehr an. Die formelle Unwirksamkeit sollte vom Mieter erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums gerügt werden, damit eine wirksame Korrektur durch den Vermieter nicht mehr vorgenommen werden kann.
5.) Muss auch der Mieter Fristen beachten?
In § 556 III 5, 6 BGB ist geregelt, dass der Mieter seine Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung dem Vermieter innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen hat. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Da ein Fristablauf somit zu einem Einwendungsausschluss führt, sollte ein Mieter stets darauf achten, die Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung dem Vermieter in nachweisbarer Form mitzuteilen.
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Obenstehende Ausführungen stellen lediglich allgemeine Informationen dar und sollen nur einen ersten Überblick vermitteln. Sie können und sollen eine Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen!
Die Rechtslage ist zu vielschichtig, als dass hier auf sämtliche Details eingegangen werden kann, die in einem konkreten Fall relevant werden könnten.